Học xong bài này, bạn sẽ có một cách đọc nhanh, có thứ tự cho bất kỳ email hay thông báo tiếng Anh nào: biết ngay ai gửi, gửi để làm gì, và mình cần làm gì tiếp theo — mà không cần dịch từng chữ. Đây là kỹ năng cực kỳ thực dụng vì ở công sở bạn sẽ nhận email tiếng Anh mỗi ngày, còn trong TOEIC, dạng bài đọc email và thông báo chiếm một phần lớn của Part 7 (đọc hiểu đoạn văn). Học xong bài này, bạn sẽ đọc một email dài mà không còn thấy choáng ngợp.
Ôn nhanh bài trước
- Ở Bài 39: Mệnh đề danh từ, bạn đã học cách dùng that, what, whether, if để lồng cả một câu vào trong câu khác — cấu trúc này xuất hiện rất nhiều trong email khi người viết trình bày ý kiến hoặc sự không chắc chắn, ví dụ "Please confirm whether you can attend".
- Bài hôm nay chuyển từ học từng câu riêng lẻ sang học cách đọc cả một đoạn văn — email, thông báo — như một khối thống nhất, ứng dụng đúng ba thứ bạn đã tích lũy suốt 39 bài: từ vựng, ngữ pháp, và cách nhận diện câu quan trọng.
- Mệnh đề danh từ, câu bị động (Bài 22), và từ nối (Bài 28) sẽ xuất hiện lại liên tục trong các email mẫu của bài này — nếu đọc thấy lạ, bạn có thể quay lại ôn nhanh.
Lý thuyết
1. Vì sao đọc email tiếng Anh hay bị "rối"?
Người mất gốc thường mắc một lỗi chung: cố dịch từng từ, từng câu theo đúng thứ tự xuất hiện, giống như đọc một cuốn sách từ đầu đến cuối. Cách này rất chậm và dễ "lạc" giữa đoạn văn dài. Email và thông báo công sở thực ra có cấu trúc cố định, giống như một template trong lập trình — nếu bạn biết trước khuôn mẫu đó nằm ở đâu, bạn chỉ cần tìm đúng vị trí để lấy thông tin, không cần đọc tuần tự từ trên xuống dưới.
2. Cấu trúc thường gặp của một email công sở
| Phần | Vị trí thường gặp | Thông tin cần tìm |
|---|---|---|
| Người gửi, người nhận | Dòng "From", "To", hoặc phần ký tên cuối thư | Ai viết thư này, gửi cho ai, vai trò của họ (quản lý, khách hàng, đồng nghiệp...) |
| Tiêu đề (Subject) | Ngay đầu thư | Chủ đề chính của cả email, thường là từ khóa quan trọng nhất |
| Câu nêu mục đích | 1–2 câu đầu đoạn mở | Lý do viết thư: thông báo, yêu cầu, xác nhận, mời tham dự... |
| Thông tin chi tiết | Phần thân thư | Số liệu, ngày giờ, địa điểm, lý do cụ thể |
| Hành động yêu cầu | Thường ở cuối thư, trước lời chào kết | Người đọc cần làm gì: trả lời, nộp tài liệu, tham dự, xác nhận... |
Mẹo quan trọng nhất: nếu chỉ có 30 giây để đọc, hãy đọc tiêu đề, câu đầu đoạn mở, và đoạn cuối trước lời chào kết trước — ba vị trí này gần như luôn chứa đủ mục đích và hành động yêu cầu.
3. Nhận diện mục đích viết thư qua các cụm mở đầu quen thuộc
| Cụm mở đầu | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| I am writing to inform you... | Thông báo | I am writing to inform you that the office will be closed on Monday. |
| I am writing to request... | Yêu cầu | I am writing to request your approval for the budget. |
| This is to confirm... | Xác nhận | This is to confirm your appointment on Friday at 10 a.m. |
| We regret to inform you... | Thông báo tin không vui | We regret to inform you that your order has been delayed. |
| Please be advised that... | Thông báo (trang trọng) | Please be advised that the deadline has been extended. |
| We are pleased to announce... | Thông báo tin vui | We are pleased to announce the opening of our new branch. |
4. Nhận diện hành động yêu cầu qua các cụm kết thư quen thuộc
| Cụm kết thư | Hành động cần làm | Ví dụ |
|---|---|---|
| Please reply by... / Please respond by... | Trả lời trước hạn | Please reply by Wednesday to confirm your attendance. |
| Please find attached... | Xem file đính kèm | Please find attached the revised contract for your review. |
| Kindly submit... | Nộp tài liệu/mẫu đơn | Kindly submit your report by the end of the week. |
| Should you have any questions, please contact... | Liên hệ nếu có thắc mắc | Should you have any questions, please contact the HR department. |
| We look forward to your confirmation. | Chờ xác nhận | We look forward to your confirmation at your earliest convenience. |
5. Phân biệt email và thông báo (notice/memo)
Email thường gửi riêng cho một người hoặc một nhóm nhỏ, có phần chào hỏi (Dear..., Hi...) và ký tên cuối thư. Thông báo (notice, memo, announcement) thường dán ở bảng tin chung hoặc gửi toàn công ty, không có lời chào cá nhân, mở đầu trực tiếp bằng tiêu đề in hoa (NOTICE, MEMO, ANNOUNCEMENT) và nội dung ngắn gọn, đi thẳng vào thông tin. Cách đọc hai loại này giống nhau: vẫn tìm mục đích và hành động yêu cầu, chỉ khác là thông báo thường không cần tìm người nhận cụ thể.
Ví dụ trong công việc
- I am writing to inform you that the quarterly meeting has been rescheduled to next Tuesday. – Tôi viết thư này để thông báo rằng cuộc họp quý đã được dời sang thứ Ba tuần sau.
- Please find attached the updated price list for your reference. – Vui lòng xem bảng giá cập nhật được đính kèm để tham khảo.
- This is to confirm that your reservation has been received and processed. – Thư này xác nhận rằng yêu cầu đặt chỗ của bạn đã được tiếp nhận và xử lý.
- We regret to inform you that the shipment will be delayed by two days. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng lô hàng sẽ bị trễ hai ngày.
- Kindly submit the signed contract by Friday at the latest. – Vui lòng nộp hợp đồng đã ký chậm nhất là vào thứ Sáu.
- Should you have any questions regarding this policy, please contact the HR department. – Nếu bạn có thắc mắc nào về chính sách này, vui lòng liên hệ phòng nhân sự.
- NOTICE: The elevator on the third floor will be under maintenance from 9 a.m. to 12 p.m. – THÔNG BÁO: Thang máy ở tầng ba sẽ được bảo trì từ 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa.
- We are pleased to announce the launch of our new customer support system. – Chúng tôi rất vui mừng thông báo việc ra mắt hệ thống hỗ trợ khách hàng mới.
- Please reply by Thursday to confirm your attendance at the training session. – Vui lòng trả lời trước thứ Năm để xác nhận bạn tham dự buổi đào tạo.
- We look forward to receiving your feedback at your earliest convenience. – Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi của bạn trong thời gian sớm nhất.
Mẹo nhớ nhanh
Mẹo "3 điểm dừng": khi mở một email dài, đừng đọc từ trên xuống dưới như đọc truyện. Hãy dừng mắt ở đúng 3 chỗ: tiêu đề (biết chủ đề), 1–2 câu đầu (biết mục đích), đoạn cuối trước lời chào (biết cần làm gì). Ba điểm dừng này trả lời đủ 3 câu hỏi quan trọng nhất: ai, để làm gì, và mình phải làm gì.
Mẹo cho dân IT: hãy coi mỗi email công sở như một function có cấu trúc cố định: subject là tên hàm, đoạn mở là phần khai báo mục đích (docstring), phần thân là tham số/chi tiết (parameters), và câu kết là giá trị trả về mà bạn cần xử lý tiếp (return value — hành động bạn phải làm). Biết trước "khuôn hàm" này giúp bạn đọc nhanh hơn nhiều so với đọc tuần tự từng dòng.
Mẹo nhớ cụm mở đầu theo cảm xúc: "pleased to announce" = tin vui, "regret to inform" = tin buồn, "writing to inform/request/confirm" = trung tính. Chỉ cần nhìn cụm mở đầu, bạn đoán được ngay giọng điệu của cả email trước khi đọc chi tiết.
Lỗi người Việt hay mắc
| Sai | Đúng | Vì sao |
|---|---|---|
| Cố dịch từng từ một theo đúng thứ tự trong email | Đọc tiêu đề, câu mở, câu kết trước để nắm ý chính | Dịch từng từ rất chậm và dễ bỏ sót hành động yêu cầu nằm ở cuối thư |
| Thấy "regret to inform" mà tưởng là lời xin lỗi bình thường | Hiểu đây là cách báo tin không vui một cách lịch sự | "Regret to inform" là cụm cố định báo tin xấu trang trọng, không phải câu xin lỗi vì lỗi của người viết |
| Bỏ qua phần "Please reply by...", chỉ đọc nội dung chính | Luôn tìm và ghi nhớ hạn trả lời hoặc hành động yêu cầu | Đây thường là phần quan trọng nhất quyết định bạn có bị trễ việc hay không |
| Nhầm "notice" (thông báo) phải có lời chào như email cá nhân | Thông báo/memo thường không có "Dear..." mà vào thẳng nội dung | Thông báo gửi cho nhiều người/toàn công ty nên không có lời chào cá nhân hóa |
| Nghĩ "Please find attached" nghĩa là "làm ơn tìm tệp đính kèm" (phải đi tìm) | Hiểu là "đính kèm theo đây là..." — chỉ báo có file đính kèm | Đây là cụm cố định thông báo file đính kèm, không phải yêu cầu hành động tìm kiếm |
Từ vựng của bài
| Từ | IPA | Loại từ | Nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|---|---|
| notice | /ˈnəʊtɪs/ | n | thông báo | Please read the notice on the board. |
| memo | /ˈmeməʊ/ | n | thư thông báo nội bộ | The manager sent a memo about the new policy. |
| announcement | /əˈnaʊnsmənt/ | n | thông báo, tuyên bố | We have an important announcement to make. |
| attachment | /əˈtætʃmənt/ | n | tệp đính kèm | Please check the attachment for details. |
| recipient | /rɪˈsɪpiənt/ | n | người nhận | The recipient of the email must confirm receipt. |
| reschedule | /ˌriːˈʃedjuːl/ | v | dời lịch | The meeting has been rescheduled to Friday. |
| regarding | /rɪˈɡɑːdɪŋ/ | giới từ | về việc, liên quan đến | I am writing regarding your recent order. |
| convenience | /kənˈviːniəns/ | n | sự tiện lợi | Please reply at your earliest convenience. |
| approval | /əˈpruːvl/ | n | sự phê duyệt | We need your approval before proceeding. |
| reminder | /rɪˈmaɪndə/ | n | lời nhắc nhở | This is a reminder about tomorrow's deadline. |
| policy | /ˈpɒləsi/ | n | chính sách | Please review the updated company policy. |
| maintenance | /ˈmeɪntənəns/ | n | sự bảo trì | The system will be under maintenance tonight. |
| reservation | /ˌrezəˈveɪʃn/ | n | việc đặt chỗ | Your reservation has been confirmed. |
| delay | /dɪˈleɪ/ | n/v | sự chậm trễ, làm chậm trễ | The flight was delayed by one hour. |
| at the latest | /æt ðə ˈleɪtɪst/ | cụm từ | chậm nhất là | Submit the form by Friday at the latest. |
Bài tập
Cấp 1 – Cơ bản
Đọc mỗi cụm mở đầu/kết thư sau và cho biết mục đích là: (a) Thông báo tin vui, (b) Thông báo tin buồn, (c) Yêu cầu, (d) Xác nhận.
- We are pleased to announce...
- We regret to inform you...
- I am writing to request...
- This is to confirm...
- Please be advised that...
- Kindly submit...
- We are delighted to inform you...
- I am writing to ask for your approval on...
- This email confirms that...
- Unfortunately, we must inform you...
Cấp 2 – Vận dụng
Đọc đoạn email ngắn sau và trả lời câu hỏi bên dưới:
Subject: Office Closure Notice
Dear Team,
I am writing to inform you that the office will be closed on Friday, October 24th, for the annual maintenance of the air-conditioning system. All employees are kindly requested to work from home on that day. If you have any urgent matters, please contact the IT department before Thursday afternoon.
We apologize for any inconvenience this may cause.
Best regards,
Office Administration
- Ai gửi email này?
- Mục đích chính của email là gì?
- Văn phòng đóng cửa vào ngày nào?
- Lý do đóng cửa là gì?
- Nhân viên cần làm gì vào ngày đó?
- Nếu có việc gấp, nhân viên cần liên hệ ai và trước khi nào?
- Cụm "I am writing to inform you" cho biết mục đích gì (thông báo/yêu cầu/xác nhận)?
- Từ "closure" trong tiêu đề có nghĩa là gì?
- Email này có lời chào cá nhân ("Dear...") không? Điều đó cho biết đây là thư gửi cho ai?
- Nếu bạn là nhân viên IT, bạn cần chuẩn bị gì trước thứ Năm?
Cấp 3 – Dạng đề TOEIC
Đọc thông báo sau và trả lời 5 câu hỏi — dạng bài Part 7.
NOTICE TO ALL STAFF
Starting next Monday, the main entrance on Ground Floor will be closed for renovation. Employees are requested to use the side entrance near the parking area during this period. The renovation is expected to be completed within three weeks. We apologize for any inconvenience and appreciate your cooperation.
Facilities Management Department
1. What is the purpose of this notice?
(A) To announce a new employee
(B) To inform staff about an entrance closure
(C) To request a budget approval
(D) To confirm a meeting schedule
2. Which entrance should employees use during the renovation?
(A) The main entrance on Ground Floor
(B) The entrance near the cafeteria
(C) The side entrance near the parking area
(D) The back entrance on the second floor
3. How long is the renovation expected to take?
(A) One week
(B) Two weeks
(C) Three weeks
(D) One month
4. Who most likely issued this notice?
(A) The Human Resources Department
(B) The Facilities Management Department
(C) A client company
(D) The IT Department
5. When does the entrance closure begin?
(A) Immediately
(B) Next Monday
(C) In three weeks
(D) At the end of the month
Đáp án và giải thích
Xem đáp án
Cấp 1:
- (a) Thông báo tin vui
- (b) Thông báo tin buồn
- (c) Yêu cầu
- (d) Xác nhận
- (b)/(c)/(d) tùy nội dung theo sau — đây là cụm trung tính thường dùng để thông báo trang trọng
- (c) Yêu cầu
- (a) Thông báo tin vui
- (c) Yêu cầu
- (d) Xác nhận
- (b) Thông báo tin buồn
Cấp 2:
- Phòng Hành chính Văn phòng (Office Administration).
- Thông báo văn phòng sẽ đóng cửa để bảo trì hệ thống điều hòa.
- Thứ Sáu, ngày 24 tháng 10.
- Bảo trì hằng năm hệ thống điều hòa không khí.
- Làm việc tại nhà (work from home).
- Liên hệ phòng IT, trước chiều thứ Năm.
- Thông báo (một thông tin, không phải yêu cầu hay xác nhận).
- "Sự đóng cửa" (việc tạm ngừng hoạt động).
- Có lời chào "Dear Team" — cho biết đây là email gửi cho một nhóm nhân viên cụ thể (nội bộ công ty), không phải thông báo công khai cho người ngoài.
- Chuẩn bị xử lý các yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp trước chiều thứ Năm, vì sau đó văn phòng đóng cửa.
Cấp 3:
- Đáp án đúng: (B). Thông báo nói về việc đóng cửa lối vào chính để sửa chữa — đây chính là mục đích chính. (A), (C), (D) đều không được nhắc đến trong thông báo.
- Đáp án đúng: (C). Thông báo ghi rõ "use the side entrance near the parking area". (A) là lối vào bị đóng, không dùng được. (B), (D) không được nhắc đến trong bài.
- Đáp án đúng: (C). Thông báo ghi "expected to be completed within three weeks". (A), (B), (D) đều là thông tin không có trong bài, dễ gây nhầm vì đoán đại con số.
- Đáp án đúng: (B). Cuối thông báo ghi rõ "Facilities Management Department" — phòng quản lý cơ sở vật chất, phù hợp với nội dung về sửa chữa, lối đi. (A), (C), (D) không liên quan đến nội dung thông báo.
- Đáp án đúng: (B). Thông báo ghi "Starting next Monday". (A) sai vì không phải ngay lập tức mà từ thứ Hai tới. (C) là thời gian hoàn thành, không phải thời gian bắt đầu. (D) không được nhắc đến.
Luyện nói
- I am writing to inform you that the meeting has been rescheduled.
- Please find attached the updated report for your review.
- Kindly submit your feedback by the end of this week.
- Should you have any questions, please contact our office.
- We look forward to your confirmation at your earliest convenience.
Tóm tắt bài học
| Bước đọc | Việc cần làm | Vị trí cần tìm |
|---|---|---|
| 1. Xem tiêu đề | Biết chủ đề chính | Dòng Subject hoặc tiêu đề in hoa |
| 2. Đọc câu mở đầu | Biết mục đích (thông báo/yêu cầu/xác nhận) | 1–2 câu đầu đoạn mở |
| 3. Lướt phần thân | Lấy chi tiết: ngày, giờ, địa điểm, lý do | Giữa thư |
| 4. Đọc câu kết | Biết hành động cần làm, hạn chót | Đoạn cuối trước lời chào |
| 5. Xem chữ ký | Biết ai gửi, vai trò gì | Cuối thư |
Câu hỏi thường gặp
Làm sao đọc nhanh một email dài trong thời gian giới hạn của TOEIC?
Áp dụng mẹo "3 điểm dừng": đọc tiêu đề, câu đầu đoạn mở, và đoạn cuối trước lời chào kết trước tiên. Ba vị trí này thường chứa đủ mục đích và hành động yêu cầu, giúp bạn trả lời được phần lớn câu hỏi mà không cần đọc hết từng câu.
"Notice" và "memo" có khác gì "email" không?
Có. Email thường có lời chào cá nhân (Dear...) và gửi cho một người/nhóm cụ thể. Notice và memo thường không có lời chào, mở đầu trực tiếp bằng tiêu đề in hoa, và dùng để thông báo chung cho nhiều người hoặc cả công ty.
Gặp từ vựng lạ trong email thì có cần tra hết không?
Không cần. Hãy tập trung hiểu câu nêu mục đích và câu nêu hành động yêu cầu trước — đó là phần quan trọng nhất để trả lời đúng câu hỏi. Từ vựng lạ ở phần chi tiết phụ có thể đoán nghĩa qua ngữ cảnh mà không ảnh hưởng đến việc hiểu ý chính.
Kỹ năng đọc email này dùng ở Part nào trong TOEIC?
Chủ yếu ở Part 7 (đọc hiểu đoạn văn), nơi email và thông báo là hai dạng văn bản xuất hiện thường xuyên nhất. Kỹ năng xác định mục đích và hành động yêu cầu cũng giúp ích khi đọc các đoạn quảng cáo, tin nhắn trong Part 7.
Làm sao phân biệt email báo tin vui và tin buồn ngay từ đầu?
Nhìn vào cụm mở đầu: "pleased to announce", "delighted to inform" là tin vui; "regret to inform", "unfortunately" là tin buồn; còn "writing to inform/request/confirm" là trung tính, cần đọc thêm để biết rõ nội dung.
Bài tiếp theo
Bạn đã có một quy trình đọc email và thông báo rõ ràng, có thể áp dụng ngay cho công việc hằng ngày lẫn Part 7 của TOEIC. Bài tiếp theo, Bài 41: Tổng ôn ngữ pháp, sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ ngữ pháp từ bài 19 đến bài 40 qua 100 câu Part 5 tổng hợp, chuẩn bị cho bài kiểm tra mốc 2. Bạn cũng có thể xem lại Bài 36: Paraphrase — chìa khóa ăn điểm để luyện thêm kỹ năng nhận diện từ đồng nghĩa, rất hữu ích khi đọc email trong Part 7.
Flashcard Anki
notice;thông báo
memo;thư thông báo nội bộ
announcement;thông báo, tuyên bố
attachment;tệp đính kèm
recipient;người nhận
reschedule;dời lịch
regarding;về việc, liên quan đến
convenience;sự tiện lợi
approval;sự phê duyệt
reminder;lời nhắc nhở
policy;chính sách
maintenance;sự bảo trì
reservation;việc đặt chỗ
delay;sự chậm trễ, làm chậm trễ
at the latest;chậm nhất làTự kiểm tra
- Mình đã nhớ "3 điểm dừng" khi đọc một email dài là tiêu đề, câu mở đầu, và đoạn cuối trước lời chào chưa?
- Mình có phân biệt được các cụm mở đầu nào báo tin vui, tin buồn, hay trung tính không?
- Mình đã biết tìm đúng vị trí chứa hành động yêu cầu (hạn trả lời, việc cần làm) trong một email chưa?
